สำหรับหัวข้อ อาจจะเอาไปหยอกเล่นกับคนที่แอบชอบได้นะครับ แต่สำหรับหัวข้อ “เทคนิคการจัดการเวลา” เราจะพูดถึงกันแบบจริงจัง ไม่ได้หยอกเล่นแน่นอนครับ
การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องที่สำคัญที่จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายทั้งในชีวิตส่วนตัว และชีวิตการทำงานครับ รวมถึงเราจะไม่ขี้ลืมอีกด้วย และนี่เป็น 7 ข้อที่ผมนำมานำเสนอครับ
1. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน
เริ่มต้นด้วยการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ (SMART Goals) การรู้ว่าคุณต้องการทำอะไรในระยะสั้นและระยะยาวช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญและวางแผนได้ง่ายขึ้น
- Specific (เฉพาะเจาะจง): กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน เช่น “อ่านหนังสือ 1 เล่มต่อเดือน”
- Measurable (วัดผลได้): ระบุจำนวนหรือผลลัพธ์ เช่น “ลดน้ำหนัก 3 กิโลกรัมใน 2 เดือน”
- Achievable (ทำได้จริง): เลือกเป้าหมายที่เหมาะสมกับความสามารถ
- Relevant (สอดคล้องกับชีวิต): เป้าหมายควรมีความสำคัญและเกี่ยวข้องกับคุณ
- Time-Bound (กำหนดเวลา): ระบุกรอบเวลา เช่น “เสร็จสิ้นโปรเจ็กต์ภายใน 1 สัปดาห์”
แก่นสำคัญของหัวข้อนี้เลยก็คือ : เป้าหมายที่ทำได้จริงครับ เพราะถึงจะตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน แต่หากมันยากเกินไปในการทำให้สำเร็จ หรือยากระดับหนึ่งเลย เราจะล้มเลิกกลางคันครับ เป้าหมายที่ง่าย และสามารถทำได้จริง จะทำให้เราทำได้ต่อเนื่อง และมีความสำเร็จทีละนิดๆ
อย่างต่อเนื่องและยาวนานครับ
2. วางแผนล่วงหน้า
การวางแผนช่วยให้คุณลดความเครียดและรู้ว่าควรทำอะไรก่อน-หลัง
- ใช้เครื่องมือช่วยวางแผน: เช่น ปฏิทิน (Google Calendar) หรือแอปจัดการเวลา (Trello, Notion)
- จัดตารางงานรายวัน: เริ่มต้นเช้าวันใหม่ด้วยการจัดลำดับความสำคัญของงาน หรือวางแผนในคืนก่อนหน้า
- แบ่งเวลาเป็นช่วง ๆ (Time Blocking): แบ่งเวลาของคุณเป็นบล็อกสำหรับงานเฉพาะ เช่น เวลาเช้าสำหรับการทำงานสำคัญ และเวลาบ่ายสำหรับการประชุม
การวางแผนล่วงหน้าอาจจะไม่ได้ช่วยมากนัก แต่งานหรือกิจกรรมบางอย่างที่มีการกำหนดเวลาไว้แล้ว เราจะสามารถดูได้ว่า ควรจะทำอะไรในช่วงนั้นบ้างครับ
เช่น ถ้ามีประชุมในตอนบ่าย เราก็จะรู้ว่าเราต้องเตรียมตัวตั้งแต่กี่โมง และไปถึงก่อนกี่โมงแบบชัดเจนครับ ดีกว่าการรู้ว่ามีประชุม แล้วยังไงต่อ? แบบนี้อาจจะมีอะไรผิดพลาดเกิดขึ้นได้นะครับ
3. จัดลำดับความสำคัญ (Prioritize)
ไม่ใช่ทุกสิ่งในชีวิตมีความสำคัญเท่ากัน การรู้จักจัดลำดับความสำคัญช่วยให้คุณเน้นงานที่มีความสำคัญและผลกระทบสูง
- เทคนิค Eisenhower Matrix: แบ่งงานออกเป็น 4 ช่อง
- ด่วนและสำคัญ: ทำทันที
- ไม่ด่วนแต่สำคัญ: วางแผนทำในภายหลัง
- ด่วนแต่ไม่สำคัญ: มอบหมายให้คนอื่นทำ
- ไม่ด่วนและไม่สำคัญ: ตัดออกไป
- เรียนรู้ที่จะพูด “ไม่” กับสิ่งที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายของเราเพราะเวลาเรามีเท่ากันครับ ลำดับความสำคัญเลยต้องมีการจัดวางเช่นเดียวกัน อะไรที่ไม่สำคัญไม่ต้องทำก็ได้ครับ ยกเว้นว่าเราจะมีเวลาเหลือๆ ถ้าเป็นแบบนั้นก็สามารถทำในสิ่งที่อยากทำแต่ไม่สำคัญได้เลยครับ
- เช่น รู้ว่ารถคันข้างหน้าขับกวนเรามาสักพักแล้ว และถ้าเรามีเวลาเหลือๆ จะขับไปชนรถคันข้างหน้าก็ได้ครับ โดยที่มีเวลารอประกัน มีเวลาเถียงกับรถคันข้างหน้า เป็นต้นครับ
4. ลดสิ่งรบกวน (Minimize Distractions)
สิ่งรบกวน เช่น โซเชียลมีเดีย อีเมล หรือการแจ้งเตือน มักจะดึงความสนใจของเราออกจากงานหลัก
- ปิดการแจ้งเตือน: ปิดการแจ้งเตือนในมือถือหรือคอมพิวเตอร์ในช่วงเวลาทำงาน
- สร้างพื้นที่ทำงานที่เหมาะสม: เลือกสถานที่เงียบสงบและไม่มีสิ่งรบกวน
- ตั้งช่วงเวลาเช็กโซเชียลมีเดีย: จำกัดการใช้งาน เช่น วันละ 2 ครั้ง ครั้งละ 15 นาที
อันนี้อาจจะเป็นสิ่งที่ทำได้หรือไม่ได้นะครับ แต่บอกเลยว่า ถ้าเราตั้งใจกับสิ่งๆหนึ่ง ผลลัพธ์จะออกมาดีกว่าแน่นอนครับ
5. ใช้หลักการ “กฎ 80/20” (Pareto Principle)
หลักการ 80/20 กล่าวไว้ว่างาน 20% ที่สำคัญที่สุดมักให้ผลลัพธ์ 80% ของความสำเร็จ
- ระบุงานที่มีผลกระทบสูงและทำสิ่งนั้นก่อน
- หากคุณมีงาน 10 อย่าง ให้ถามตัวเองว่า “งานไหนที่ถ้าทำเสร็จ จะส่งผลต่อเป้าหมายได้มากที่สุด?”
- หรือจะใช้กฎอื่นที่มีแนวคิดแบบนี้ก็สามารถทำได้เช่นกันนะครับ
6. พักผ่อนให้เพียงพอ
การทำงานต่อเนื่องนาน ๆ โดยไม่หยุดพักอาจทำให้คุณหมดพลังและเสียเวลาในระยะยาว
- ใช้เทคนิค Pomodoro: ทำงานต่อเนื่อง 60 นาที และพัก 10 นาที เพื่อรักษาความสดชื่น
- หยุดพักอย่างมีคุณภาพ: ใช้เวลาพักเพื่อเดินเล่น ยืดเส้นยืดสาย หรือทำกิจกรรมที่ช่วยฟื้นฟูพลังงาน
เพราะถ้าพักผ่อนไม่พอ และการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ งานไม่เสร็จทันเวลา ยังไงก็ส่งผลกระทบต่อการใช้ชีวิต และแผนที่เราวางไว้ในข้อแรกๆแน่นอนครับ การพักผ่อนให้เพียงพอ จึงเป็นสิ่งสำคัญต่อทุกอย่างที่เราวางแผนมาครับ
7. ประเมินและปรับปรุงแผน
การประเมินผลงานช่วยให้คุณเห็นภาพรวมและปรับปรุงการจัดการเวลาในอนาคต
- รีวิวประจำสัปดาห์: ถามตัวเองว่า “สิ่งที่ทำสำเร็จในสัปดาห์นี้คืออะไร?” และ “มีสิ่งใดที่ต้องปรับปรุง?”
- ใช้บทเรียนที่ผ่านมา: ปรับปรุงวิธีการทำงานโดยเรียนรู้จากข้อผิดพลาด
การทำแบบนี้เราจะสามารถกลับมารีวิวตัวเองได้ รวมถึงปรับปรุงในสิ่งที่ตัวเองทำได้ครับ อะไรที่ผิดพลาดเราก็ปรับใหม่ สุดท้ายแล้วเราจะมีแผนที่ใกล้เคียงกับคำว่า Perfect เลยล่ะครับ
สรุป
การจัดการเวลาอาจจะไม่ได้ทำให้เธอกลับมา แต่ว่าทำให้เราสามารถใช้ชีวิตได้ง่าย และสะดวกขึ้นแน่นอนครับ รวมถึงเราจะสามารถทำในสิ่งที่สำคัญในแต่ละวันได้อย่างไม่ขาดตกบกพร่องเลยล่ะครับ แถมยังมีเวลาเหลือให้กับตัวเองได้เล่นหวยไว และมีเวลาให้คนรอบข้างด้วยครับผม